„Przecież faktura została wysłana” — takie zdanie nie kończy sprawy, jeśli z dokumentu trudno ustalić, czego dotyczył zakup. Księgowość ma dane sprzedawcy i kwotę, ale nadal potrzebuje umowy, potwierdzenia odbioru albo wyjaśnienia od osoby zamawiającej usługę. Dokument dotarł. Informacje potrzebne do jego rozliczenia utknęły po drodze. Przy niewielkiej liczbie zakupów da się je uzupełniać telefonicznie. Z czasem jednak te same pytania wracają, pracownicy szukają ustaleń w skrzynkach pocztowych, a zastępca nie wie, do kogo się zwrócić. Warto wtedy przyjrzeć się całemu obiegowi faktury.
Co powinno być wiadomo bez dodatkowego telefonu
Opis zakupu ma pomóc zrozumieć jego związek z działalnością firmy. Zależnie od transakcji potrzebne będą: nazwa projektu, informacja o wykonaniu usługi, numer zamówienia albo sposób podziału wydatku między działy. Nie ma powodu tworzyć rozbudowanego formularza dla każdego powtarzalnego rachunku. Więcej uwagi wymagają zakupy, których treści nie da się odtworzyć z dokumentacji.
Weźmy prosty przykład organizacyjny. Firma zamawia usługę doradczą, a na fakturze widnieje tylko ogólna nazwa usługi. Dołączenie zakresu prac i wskazanie osoby, która potwierdzi ich wykonanie, ułatwi późniejszą analizę. Sam dopisek „zatwierdzam” nie dostarcza tych informacji.
Korekta potrzebuje historii transakcji
Jeżeli dział zakupów uzgodni z dostawcą obniżkę ceny, ustalenia powinny trafić do osoby zajmującej się rozliczeniem. Bez nich dokument korygujący może rodzić kolejne pytania: co zmieniono, z jakiego powodu i do których dostaw odnosi się uzgodnienie?
Pomaga powiązanie korekty z pierwotnymi dokumentami i krótkim opisem przyczyny. Sposób rozliczenia VAT wymaga następnie oceny konkretnego przypadku według właściwych przepisów. Dobra organizacja obiegu dostarcza księgowości faktów potrzebnych do tej oceny.
Nie należy przy tym utożsamiać płatności z zamknięciem sprawy. Faktura może być zapłacona, choć nadal brakuje informacji potrzebnych do jej prawidłowego ujęcia. Osobne oznaczenia dla otrzymania dokumentu, sprawdzenia zakupu i rozliczenia pozwalają zobaczyć, na którym etapie utknęła praca.
Jedno miejsce na sprawy do wyjaśnienia
Wspólny rejestr może być bardzo prosty: numer dokumentu, pytanie, osoba odpowiedzialna i termin odpowiedzi. Dzięki temu przełożony widzi zaległości bez przekazywania sobie kolejnych wiadomości. Zastępca też ma od czego zacząć.
Gdy w rejestrze powtarzają się pytania o odliczenie podatku lub ujmowanie korekt, warto porównać je z programem zajęć. szkolenia VAT oferowane przez BDO można ocenić właśnie pod kątem zagadnień, z którymi zespół pracuje. Przed zapisaniem uczestnika dobrze sprawdzić zakres, poziom i możliwość omówienia przykładów.
Po uporządkowaniu procedury można sprawdzić ją na kilku dokumentach: zwykłym zakupie, korekcie i sprawie wymagającej dodatkowych wyjaśnień. Jeżeli pracownik potrafi wskazać następny krok i osobę, która go wykona, obieg jest czytelny. Jeśli musi zgadywać, gdzie szukać odpowiedzi, procedura nadal wymaga dopracowania.